Zarządzanie i administracja nieruchomościami – czym się różnią?

Terminy „zarządzanie” oraz „administracja” często są stosowane zamiennie. Jednak znaczenia tych pojęć, przynajmniej w odniesieniu do kwestii zajmowania się nieruchomościami, są różne.

Zgodnie z definicją termin „zarządzanie” oznacza działania, które mają prowadzić do osiągnięcia celu, który dotyczy szeroko pojętego interesu przedmiotu zarządzania. Pojęcie „administracja” możemy zdefiniować w podobny sposób, jednak działania prowadzone w jej zakresie często mają charakter organizatorski. W jakim znaczeniu stosuje się te terminy w kontekście nieruchomości? Warto wiedzieć, czym różnią się od siebie zarządzanie i administracja nieruchomości.

Obowiązki administratora a zadania zarządcy

Każda wspólnota mieszkaniowa jest zobowiązana wybrać zarząd. Zarząd między innymi kieruje sprawami wspólnoty, reprezentuje ją na zewnątrz oraz pośredniczy w sprawach pomiędzy wspólnotą a właścicielami mieszkań. Zarząd może część swoich zadań przekazać zarządcy lub profesjonalnej firmie zajmującej się zarządzaniem nieruchomościami.

Zarządca przejmuje zadanie reprezentowania wspólnoty w sprawach zewnętrznych oraz zajmuje się pośrednictwem pomiędzy właścicielami lokali a wspólnotą mieszkaniową w kwestiach dotyczących zarządzania nieruchomością. Do jego zadań należy również prowadzenie w szczegółowy sposób dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej, związanej ze stanem technicznym, kwestiami finansowymi oraz eksploatacją budynku. W skład dokumentacji wchodzi ewidencja lokali i mieszkańców. Zarządca powinien też odpowiednio archiwizować stworzoną dokumentację. Jego obowiązkiem jest także dbanie o zapewnienie obsługi nieruchomości, na przykład w zakresie energii elektrycznej, ciepła lub wywozu śmieci. Musi zadbać również o utrzymanie czystości oraz o bieżące prace konserwacyjne. Zarządca powinien we właściwy sposób zabezpieczyć nieruchomość, a w razie usterki zapewnić jej usunięcie, organizować remonty i czuwać nad przebiegiem prac. Jest też zobowiązany do udzielania mieszkańcom informacji, obsługi formalnej i finansowej nieruchomości oraz obsługa spotkań wspólnoty. Wszystkie te zadania warto jest szczegółowo opisać w zawartej z zarządcą umowie.

Polskie prawo wyróżnia funkcję „zarządca”, jednak nie występuje w nim określenie „administrator”. Administrowanie jest czynnością, która może być zawarta w zarządzaniu, jednak oznacza przede wszystkim podstawowe zadania, takie jak na przykład sprzątanie, usuwanie awarii, pobieranie opłat czynszowych, prowadzenie korespondencji oraz inne czynności związane z bieżącą obsługą nieruchomości. Administrator ma więc mniejszy zakres kompetencji i obowiązków niż zarządca.